Shop online 100-500 đơn/tháng không cần phần mềm kế toán phức tạp (MISA, Fast Accounting 3-12 triệu/năm + 3-5 ngày setup). Google Sheet 5 tab là đủ, miễn phí, update 15 phút/tuần. Bài này em mô tả template em đã build cho 100+ shop HN — anh/chị inbox Zalo nhận link miễn phí.
1. Tại sao shop 100-500 đơn KHÔNG cần phần mềm kế toán?
- Phần mềm kế toán VN (MISA SME, Fast): 3-12tr/năm + 3-5 ngày setup + cần người biết sử dụng
- Shop 100-500 đơn/tháng: DT 20-150tr, giao dịch 100-800 dòng/tháng → Google Sheet xử lý thoải mái
- Khi nên chuyển sang phần mềm: DT >500tr/tháng hoặc khi có kế toán full-time
- Triết lý: “Đơn giản nhất mà vẫn đủ thông tin quyết định”
2. Cấu trúc 5 tab Google Sheet
| Tab | Mục đích | Cột chính |
|---|---|---|
| 1. Master | Thông tin cố định | Tên shop, kỳ kế toán, danh sách NCC, danh sách kênh bán |
| 2. Thu-Chi hằng ngày | Ghi mọi tiền vào/ra theo ngày (5 phút/ngày) | Ngày, Loại (Thu/Chi), Danh mục, Mô tả, Số tiền, Tài khoản |
| 3. Doanh thu theo kênh | Tổng hợp tự động | Shopee / TikTok / Zalo-FB / Website (DT thực sau trừ phí sàn) |
| 4. Công nợ NCC | Theo dõi nợ NCC | Tên NCC, số nợ, hạn trả, trạng thái (cảnh báo đỏ nếu quá hạn) |
| 5. P&L tháng | Báo cáo tự động | DT / Chi phí biến đổi / Cố định / LN gộp / LN ròng |
3. Danh mục chi phí chuẩn cho shop online
Chi phí biến đổi (thay đổi theo đơn hàng):
- Giá vốn hàng hóa
- Chi phí bao bì (hộp, xốp, túi, băng dính, giấy in nhiệt)
- Phí sàn TMĐT (Shopee/Lazada/TikTok)
- Phí vận chuyển (phần shop chịu)
- Hoàn hàng (phân biệt: hoàn tiền vs hàng về kho)
Chi phí cố định hằng tháng:
- Lương nhân viên
- Quảng cáo (Shopee Ads, FB Ads, TikTok Ads)
- Thuê kho/mặt bằng
- Phần mềm
- Điện nước văn phòng
→ Sheet 2 dùng dropdown list chọn nhanh, không phải gõ tay.
4. 5 công thức tự động cốt lõi
1. DT thực: =SUMIFS(Sheet2!E:E, Sheet2!B:B, "Thu", Sheet2!C:C, "Doanh thu") 2. Chi phí bao bì tháng: =SUMIFS(Sheet2!E:E, Sheet2!C:C, "Bao bì") 3. % Chi phí bao bì: =Chi_phi_bao_bi / DT_thuc * 100 (cảnh báo nếu >15%) 4. Công nợ NCC quá hạn: =COUNTIFS(Sheet4!E:E, "<"&TODAY(), Sheet4!F:F, "Chưa trả") 5. Lợi nhuận ròng tháng: =DT_thuc - Tong_chi_phi_bien_doi - Tong_chi_phi_co_dinh
5. Quy trình 15 phút/tuần
- Thứ 2 8:00-8:15: mở Sheet 2, nhập giao dịch của tuần trước (COD về, hóa đơn NCC)
- Thứ 2 8:15-8:30: check Sheet 4 xem công nợ nào sắp đến hạn tuần này
- Cuối tháng (ngày 1): mở Sheet 5 xem P&L → so sánh với tháng trước → 1 quyết định cụ thể
Nguyên tắc: KHÔNG cần ghi real-time. Ghi theo batch tuần là đủ cho shop <500 đơn/tháng.
6. Liên kết với pháp lý — Sheet 2 giúp gì khi nộp thuế?
- Hộ KD (từ 2026 kê khai mới — xem bài Hộ KD vs TNHH): Sheet 2 là cơ sở tính doanh thu chịu thuế VAT + TNCN
- Cty TNHH: Sheet P&L là cơ sở để kế toán lập báo cáo tài chính năm
- Khi cơ quan thuế yêu cầu cung cấp data: in Sheet 2 ra PDF là đủ chứng từ
📥 Tải template FREE qua Zalo BB247
Em chia sẻ template Google Sheet 5 tab HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ cho shop online VN. Để nhận template + video tutorial 5 phút setup, inbox em qua Zalo:
💡 Tip: nói với em “Cho em xin template Google Sheet kế toán shop online” → em gửi link Google Drive + video tutorial 5 phút trong 30 phút.
🎁 BONUS — Combo bao bì kèm template
Anh/chị nhận template + đặt combo bao bì đầu tiên từ BB247 → ưu đãi: freeship đơn ≥500k + tặng 1 cuộn băng dính 100m.