Quy trình NHẬP kho bao bì lộn xộn = mất hàng, sai số lượng, không biết lô nào hết hạn trước. Quy trình chuẩn 6 bước = NV kho mới có thể làm chính xác từ ngày đầu, không cần giám sát. Bài này là SOP nhập kho áp dụng cho shop 100-2.000 đơn/tháng.
SOP NHẬP KHO 6 BƯỚC
BƯỚC 1: KIỂM HỒ SƠ HÀNG VỀ (5 phút)
☐ Đối chiếu đơn đặt hàng + phiếu giao của NCC
☐ Kiểm tên hàng, số lượng, đơn giá khớp đơn đặt
☐ Yêu cầu hóa đơn VAT (nếu DN/HKD)
BƯỚC 2: KIỂM SỐ LƯỢNG THỰC (10-15 phút tùy số kiện)
☐ Đếm số kiện/thùng nhận về
☐ Kiểm tra dấu hiệu hỏng/ướt từ bên ngoài
☐ Ký nhận với shipper SAU KHI đếm đủ — không ký trước!
BƯỚC 3: MỞ KIỂM XÁC SUẤT (15-20 phút)
☐ Mở ngẫu nhiên 5-10% số kiện
☐ Đếm số cái trong kiện (đúng vs sai)
☐ Kiểm chất lượng (kích thước, in ấn, không lỗi)
☐ Nếu sai >5%: từ chối lô, liên hệ NCC xử lý
BƯỚC 4: DÁN NHÃN NỘI BỘ (10 phút)
☐ Dán nhãn ngày nhập + mã lô lên từng kiện
☐ Mã định dạng: YYYYMMDD-SKU-Lô (vd: 20260520-HOP25-L1)
☐ Dán mã rõ ràng, cùng vị trí mỗi kiện
BƯỚC 5: LƯU TRỮ THEO FIFO (15 phút)
☐ Đặt lô MỚI vào PHÍA TRONG kệ
☐ Lô CŨ phải dùng TRƯỚC (kéo ra phía ngoài)
☐ Mùa nồm: kê pallet cao 10-15cm (xem bài bảo quản kho mùa nồm)
BƯỚC 6: CẬP NHẬT VÀO SỔ KHO (5 phút)
☐ Ghi vào Google Sheet/phần mềm: ngày nhập, SKU, SL, lô
☐ Cập nhật tồn kho mới
☐ Lưu hóa đơn vào hồ sơ kế toán
TỔNG: ~60-75 phút cho 1 lần nhập ≤20 kiện
☐ Đối chiếu đơn đặt hàng + phiếu giao của NCC
☐ Kiểm tên hàng, số lượng, đơn giá khớp đơn đặt
☐ Yêu cầu hóa đơn VAT (nếu DN/HKD)
BƯỚC 2: KIỂM SỐ LƯỢNG THỰC (10-15 phút tùy số kiện)
☐ Đếm số kiện/thùng nhận về
☐ Kiểm tra dấu hiệu hỏng/ướt từ bên ngoài
☐ Ký nhận với shipper SAU KHI đếm đủ — không ký trước!
BƯỚC 3: MỞ KIỂM XÁC SUẤT (15-20 phút)
☐ Mở ngẫu nhiên 5-10% số kiện
☐ Đếm số cái trong kiện (đúng vs sai)
☐ Kiểm chất lượng (kích thước, in ấn, không lỗi)
☐ Nếu sai >5%: từ chối lô, liên hệ NCC xử lý
BƯỚC 4: DÁN NHÃN NỘI BỘ (10 phút)
☐ Dán nhãn ngày nhập + mã lô lên từng kiện
☐ Mã định dạng: YYYYMMDD-SKU-Lô (vd: 20260520-HOP25-L1)
☐ Dán mã rõ ràng, cùng vị trí mỗi kiện
BƯỚC 5: LƯU TRỮ THEO FIFO (15 phút)
☐ Đặt lô MỚI vào PHÍA TRONG kệ
☐ Lô CŨ phải dùng TRƯỚC (kéo ra phía ngoài)
☐ Mùa nồm: kê pallet cao 10-15cm (xem bài bảo quản kho mùa nồm)
BƯỚC 6: CẬP NHẬT VÀO SỔ KHO (5 phút)
☐ Ghi vào Google Sheet/phần mềm: ngày nhập, SKU, SL, lô
☐ Cập nhật tồn kho mới
☐ Lưu hóa đơn vào hồ sơ kế toán
TỔNG: ~60-75 phút cho 1 lần nhập ≤20 kiện
Quy tắc dán nhãn nội bộ chuẩn
Format nhãn nội bộ: [YYYYMMDD]-[SKU]-[Lô]-[SL] Ví dụ: 20260520-HOP25-L1-100 → Nhập ngày 20/05/2026, hộp 25cm, lô 1, 100 cái 20260601-XOP50-L3-5 → Nhập 01/06/2026, xốp nổ 50cm, lô 3, 5 cuộn Lợi ích: - Nhìn nhãn biết ngay tuổi lô → dùng FIFO chính xác - Khi audit thuế cuối năm dễ truy nguồn - Khi NCC báo lỗi lô → biết ngay lô nào để cách ly
Lỗi nhập kho phổ biến — checklist phòng tránh
- ❌ Ký nhận shipper trước khi đếm = không khiếu nại được khi thiếu hàng
- ❌ Không kiểm xác suất chất lượng = dùng đến mới phát hiện lỗi → hoàn lô tốn thời gian
- ❌ Không dán nhãn ngày = không biết lô nào cũ → FIFO sai
- ❌ Đặt lô mới ra ngoài → dùng trước → lô cũ tồn lâu → mốc mùa nồm
- ❌ Quên cập nhật sổ kho → tồn kho sai → đặt thiếu/thừa
📞 Bao Bì 247 — Giao hàng chuẩn quy trình
BB247 giao hàng kèm: hóa đơn VAT đầy đủ + phiếu giao chi tiết + đánh số kiện + bọc PE film nguyên kiện. Shop dễ nhập kho theo SOP trên.